مستابعة الدروس (المقابلات الاولية)
مقابلة السيد مدير إدارة الموارد البشرية
المكان: مكتب المدير السيد عبد الرحمن عمر
الزمان : الساعة 11:25 صباحا
خالد درويش : السلام عليكم ورحمة الله
عبد الرحمن عمر: وعليكم السلام ورحمة الله تفضلوا بالجلوس وهو يقدم لهم طبق من التمر
عبد الله ناصر : شكرا ولانريد ان نأخذ من وقتك الكثير لذا ندخل في صلب الموضوع وهو تصميم برنامج لشركتم ونريد سؤالكم عن كيفية سير العمل في ادارة الموارد البشرية؟
عبد الرحمن: في البداية اريد ان اوضح باننا في قسم الموارد الشرية لدينا عدد من الاهداف من اهمها:
ü المساهمة في تحقيق أهداف الشركة.
ü توظيف المهارات والكفاءات عالية التدريب والمتحفزة.
ü زيادة الرضا الوظيفي وتحقيق الذات عند الموظفين إلى أعلى قدر ممكن.
ü إيصال سياسات الموارد البشرية إلى جميع الموظفين في المنظمة.
ü المساهمة في المحافظة على السياسات السلوكية وأخلاقيات العمل.
ü إدارة وضبط عملية "التغيير" لتعود بالنفع على كل من الشركة والموظف
ü السعي إلى تحقيق معادلة مستوى الأداء الجيد وهي المقدرة والرغبة.
حيث أن زيادة المقدرة يتمثل في برامج تدريب وتطوير العاملين وأما زيادة الرغبة
فيتمثل في أنظمة الحوافز وبرامج الصحة والسلامة.
خالد درويش: وكيف الوصول والمحافظة علي الاهداف المذكورة؟
عبد الرحمن: للوصول لهذه الاهداف وغيرها من الاسترتيجيات الخاصة بالشركة للوصول للجودة المستندة الي بيانات حقيقية نقوم بعمل تقارير تشتمل على الاتي:
ü التحليل والوصف الوظيفي
ü نظام الاختبار والتعيين
ü تقييم الأداء والتعويض والمكافأه
ü تحفيز العاملين
ü وضع الصلاحيات والمسؤليات مع تحديث الهياكل التنظيمية
ü وضع انظمة السلامة ودراسة مشاكل العاملين ومعالجتها
وهذه التقارير تحتاج الي توفر البيانات كاملة وهو الامر الذي لانتمكن من الحصول عليه في الوقت الراهن مع العلم بان كل البيانات متوفرة في البرنامج المستخدم حاليا ولكن التقارير الصادرة عنه لاتنم عن احترافية في المعلومات مما يدفعنا الي اعادة صياغتها مرة اخرى وهذا العمل يجعلنا نفقد مميزات التكنولجيا الحديثة
خالد درويش: شكرا لك ولقد افدنا بكم هائل من المعلومات التي كنا نجهلها عن إدارة الموارد البشرية
بعد ذالك خالد وعبدالله يتوجهان لمقابلة السيد عارف مدير التشغيل مروان قاسم وهو يدلف الي المكتب معتذرا عن التاخير : كنت في اجتماع مع المدير العام لمناقشة التطورات في الشركة للتصميم البرنامج الجديد وعلمت بانكم كنتم مدير التسويق واشكر لكم تعاونكم معنا
خالد درويش: نرجوا ان تعطينا صورة شاملة لكيفية سير العمل في إدارة التشغيل بحيث تمكننا من وضع تصميم مثالي لنجاح العمل؟
مروان : وهو يرتشف فنجان القهوة التي يتصاعد منها البخار والرائحة الزكية بعد ان قدم لهم اكواب القهوة
في الحقيقة قسم التشغيل هو من الادارات الجديدة علي الشركة بعد التطور والزيادة في عدد الفروع والموظفين والعملاء (مو العملاء الخونة) والحمد لله علي ذلك لذا تم تسمية قسم التشغيل وهو للاشراف علي الخدمات والجودة المقدمة من الشركة والعائد المرتجع من الزبائن لذا نحن نعتبر انفسنا خارج نطاق التغطية في البرنامج الموجود حاليا لذا نقوم بالتعاون مع قسمى التسويق و المشتروات بتحديد المتطلبات لوقف الهدر الذي سيحدث في العمل من ناحية نوعية الخدمة وجودتها من قبل الشركة والعائد والتواصل مع الزبائن ممايحدو بنا بوضع تقاريرنا والتي نستقيها من خلال المعلومات التي تصلنا نمن الاقسام الاخري ؟
عبدلله ناصر : اذا لابد ان يكون لديكم تصور للمطلوب من النظام الجديد لكونلكم قسم تم انشاءه حديتا؟
مروان قاسم: كما اسلفت سابقا نحن نقوم بوضع تقارير مستقاة من الاقسام الاخري لذا من هذا المنطلق عند تصميم النظام الجديد يجب ان يراعي امدادنا بكافة البيانات الخاصة بالاقسام الاخري انتمكن من معاجتها بصورة شاملة لنخرج بمعلومات شافية عن عمليات التشغيل
خالد درويش: نرجوا ان توضح لنا متطلبات عمليات التشعيل ؟
مروان: نحن في قسم التشغيل نقوم بتابعة الاجرءات الخاصة بعملية التاجير من حيث رغبات الزبون و توفيرها له حتي ولو كانت غير متواجدة في هذه اللحظة وذالك من خلال متابعتنا للحركة والعمليات الجارية وتحديد مواعيد تسليم السيارات التي كانت في حوزة زبائن اخرين لذا لابد ان نتواجد علي الخط طوال ال24 ساعة للتأكد من سير الامور بالنحو السليم.
عبدلله: شكرا سيد مروان
=====================================================
المكان: مكتب منصور حسين
خالد وعبد الله يقدمان تقريرا بالمقابلات وبقية اعضاء الفريق يسجلون لبداية التحليل النظام وذلك ولحين نهاية المقابلات الاولية لاقسام المبيعات –المشتروات – الحسابات ولذالك للمحافظة علي سيرالعمل بحسب جدول المهام (قم باجراء المقابلة بنفسك علي ان يتم رفعها علي المنتدى في الايام القادمة للاستفادة
عملية تحليل البيانات الاولية:
خالد درويش – عبد الله ناصر – حامد الامير-سلوي محمود
منصور حسين يقوم بقراءة التقرير الاولي على اعضاء الفريق
شركة جرقاس تقوم بتقديم خدم تأجير السيارات للزبائن بحسب رغبت كل زبون وذلك بحسب نوعية التعاقد المبرم بين الطرفين مع مرعاة التاكد من بيانات الزبائن كما يتضمن المشروع بيانات العاملين والسيارات الموجودة بالشركة وترتيب كل العمليات بكل سهولة لمناولتها للاقسام كل حسب مجال تخصصة مثال
بيانات السيارات (الجديدة – التالفة – في الخمة –تحت التجربة ........
بيانات العاملين (الاقسام – الدرجات – الرواتب – المؤهل العلمي ......
بيانات العملاء ( شركة – شخص – مع كافة بياناتهم حسب النوع
بيانات الدخل والمنصرف ( دخل عمليات التأجير- رواتب العاملين – عمليات الاصلاح والاحلال - ......
اذا هذا هو المشروع بصورة اولية ونقوم بعمل دراسة الجدوى لتقييم المشروع بحسب رغبة شركة جرناس في حال ارتفاع التكاليف وتضارب المصالح وذالك بعد اجراء كافة المسوحات المطلوبة لعدم اصدار دراسة جدوي ناقصة وتؤدي لقرارت خاطئة لذا يرجو الانتباه والحذر في تجميح البيانات من شركة جرقاس ولحين تجميع بيانات دراسة الجدوى لتسليمها لأحد مكاتب دراسات الجدوى يرجى المواصلة في مقابلات بقية الموظفين في شركة جرقاس لتجميع كل البيانات وترتيب الأولويات
كما يرجى من السادة حامد الامير وسلوي محمودوضع التصور الابتدئي والوصف التفصيلي للادارات مع الوظائف الفرعية التابعة لكل قسم
الشكل التالي يبين الهيكل الوظيفي لشركة جرناس يشمل الادارة العامة ومايتبعها من ادارات واقسام وهي
المدير العام – مدراء الفروع – الموارد البشرية – التسويق – المبيعات – التشغيل – الحسابات- المشتروات
من الشكل اعلاه يتضخ شكل اتخاذ القرار في الشركة (التسلسل الاداري) والذي يقودنا الي متابعة الاجراءات لتصميم افضل نظام للشركة.
عبد الله ناصر سيقوم بزيارة الفروع للمتابعة الفعلية لخمات الشركة بالتعاون مع العاملين في الاقسام الصغري (الكتبة – مدخلي البيانات - الزبائن)
#####################################################
عبد الله ناصر في فرع المطار:
الفرع عبارة عن غرفتين وصالة للانتظار (وليس للايجار) ازمة سكن اعاني منها هذه الايام .
الغرفة الاولي بها عدد 2 موظفين و جهاز حاسوب و خزانة للمستندات مع وجود خزنة مصفحة (تجوري) .
عبدالله : السلام عليكم ورحمة الله
هشام و مشتاق : وعليكم السلام تفضل بالجلوس
هشام: لقد تلقينا مكالمة من السيد مدير الفرع بخصوص تشريفكم بزيارتنا ونشكر لكم الجهد المقدر من شركة دوليب.
عبد الله: عفوا
مشتاق: sorry I can't stay with you because there are customers waiting for me now so I'm so sorry about that
(الرجال غير عربي)
عبد الله: لابأس فهذا ما اطلبه الان رؤية العمل على الطبيعة ومن ثم نتعرف علي المشاكل التي تواجهونها ان كانت
مشتاق: so you welcome to our system and have a seat beside me
عبد الله يجلس بجوار السيد مشتاق ويتابع العمل علي البرنامج
مشتاق لاحد الزبائن: hello how can I help U ser
الزبون: Thanks, I need a car but I don't know the role to take it so please can you help me
مشتاق : This my pleasure me I have your name ser
الزبون :My name is Wattson and this is my documents (ID ,DL, PASSPORT)
مشتاق يتسلم الاوراق من الزبون وبداء في عملية التسجيل
هشام يدقق في صلاحية الاوراق واماكن صدورها ويقوم بعمل صور من الاوراق وتعبئة بعض النماذج يدويا
مشتاق: What kind of car you want to take ser
الزبون: actually I need small car to less the cost of expenses that mean if you have any type of economy car its good for me
مشتاق: so I have Toyota Echo and the rent per day is 88 Dirham
الزبون: ok Go ahead in agreement
مشتاق يقوم بادخال بعض البيانات علي الحاسوب وتتم طباعة الاوراق والزبون يقوم بالتوقيع.
هشام: كما ترى العمل في الفرع له شقان اولا التاكد من صلاحية المستندات
جواز السفر او أي اوراق ثبوتية رخصة القيادة والاقامة ان كان من الوافدين والتاكد من عدم تسجيل الزبون في القائمة السوداء ثم يتم عمل صورة للاوراق وتعبئة نموذج العقد بالموافقة علي شروط المكتب مثل ( حالة السيارة- المخالفات- الاعطال ..... ويقوم السيد مشتاق بطباعة بيانات نوع السيارة عدد الكيلومترات عند الخروج – حالة السيارة- ...... ويقوم الزبون بالتوقيع علي العقود
وكما تري من حالة النظام لو كان هناك عدد كبير من الزبائن فلا يمكن التعامل من خلال البرنامج فنتحول الي التسجيل اليدوي (دفتر) ثم نقوم بتفريقها علي الحاسوب وعمل التقارير المطوبة حسب الادارة مثل
الفواتير الشيكات ايصالات بطاقات الفيزا هذة لقسم الحسابات
عمليات الايجار (عدد مرات الايجار لسيارة ما- عدد السيارات المستاجرة في اليوم – الزبائن – نوع السيارات- .... هذة التقارير لقسم التشغيل
عبدالله ناصر يقوم باستلام عدد من الاوراق من الفرع
صورة من عقد الايجار
صورة من الفواتير
صورة من الايصالات
صورة تقارير الفرع بكل انواعها
وغدا نواصل باذن الله
مقابلة السيد مدير إدارة الموارد البشرية
المكان: مكتب المدير السيد عبد الرحمن عمر
الزمان : الساعة 11:25 صباحا
خالد درويش : السلام عليكم ورحمة الله
عبد الرحمن عمر: وعليكم السلام ورحمة الله تفضلوا بالجلوس وهو يقدم لهم طبق من التمر
عبد الله ناصر : شكرا ولانريد ان نأخذ من وقتك الكثير لذا ندخل في صلب الموضوع وهو تصميم برنامج لشركتم ونريد سؤالكم عن كيفية سير العمل في ادارة الموارد البشرية؟
عبد الرحمن: في البداية اريد ان اوضح باننا في قسم الموارد الشرية لدينا عدد من الاهداف من اهمها:
ü المساهمة في تحقيق أهداف الشركة.
ü توظيف المهارات والكفاءات عالية التدريب والمتحفزة.
ü زيادة الرضا الوظيفي وتحقيق الذات عند الموظفين إلى أعلى قدر ممكن.
ü إيصال سياسات الموارد البشرية إلى جميع الموظفين في المنظمة.
ü المساهمة في المحافظة على السياسات السلوكية وأخلاقيات العمل.
ü إدارة وضبط عملية "التغيير" لتعود بالنفع على كل من الشركة والموظف
ü السعي إلى تحقيق معادلة مستوى الأداء الجيد وهي المقدرة والرغبة.
حيث أن زيادة المقدرة يتمثل في برامج تدريب وتطوير العاملين وأما زيادة الرغبة
فيتمثل في أنظمة الحوافز وبرامج الصحة والسلامة.
خالد درويش: وكيف الوصول والمحافظة علي الاهداف المذكورة؟
عبد الرحمن: للوصول لهذه الاهداف وغيرها من الاسترتيجيات الخاصة بالشركة للوصول للجودة المستندة الي بيانات حقيقية نقوم بعمل تقارير تشتمل على الاتي:
ü التحليل والوصف الوظيفي
ü نظام الاختبار والتعيين
ü تقييم الأداء والتعويض والمكافأه
ü تحفيز العاملين
ü وضع الصلاحيات والمسؤليات مع تحديث الهياكل التنظيمية
ü وضع انظمة السلامة ودراسة مشاكل العاملين ومعالجتها
وهذه التقارير تحتاج الي توفر البيانات كاملة وهو الامر الذي لانتمكن من الحصول عليه في الوقت الراهن مع العلم بان كل البيانات متوفرة في البرنامج المستخدم حاليا ولكن التقارير الصادرة عنه لاتنم عن احترافية في المعلومات مما يدفعنا الي اعادة صياغتها مرة اخرى وهذا العمل يجعلنا نفقد مميزات التكنولجيا الحديثة
خالد درويش: شكرا لك ولقد افدنا بكم هائل من المعلومات التي كنا نجهلها عن إدارة الموارد البشرية
بعد ذالك خالد وعبدالله يتوجهان لمقابلة السيد عارف مدير التشغيل مروان قاسم وهو يدلف الي المكتب معتذرا عن التاخير : كنت في اجتماع مع المدير العام لمناقشة التطورات في الشركة للتصميم البرنامج الجديد وعلمت بانكم كنتم مدير التسويق واشكر لكم تعاونكم معنا
خالد درويش: نرجوا ان تعطينا صورة شاملة لكيفية سير العمل في إدارة التشغيل بحيث تمكننا من وضع تصميم مثالي لنجاح العمل؟
مروان : وهو يرتشف فنجان القهوة التي يتصاعد منها البخار والرائحة الزكية بعد ان قدم لهم اكواب القهوة
في الحقيقة قسم التشغيل هو من الادارات الجديدة علي الشركة بعد التطور والزيادة في عدد الفروع والموظفين والعملاء (مو العملاء الخونة) والحمد لله علي ذلك لذا تم تسمية قسم التشغيل وهو للاشراف علي الخدمات والجودة المقدمة من الشركة والعائد المرتجع من الزبائن لذا نحن نعتبر انفسنا خارج نطاق التغطية في البرنامج الموجود حاليا لذا نقوم بالتعاون مع قسمى التسويق و المشتروات بتحديد المتطلبات لوقف الهدر الذي سيحدث في العمل من ناحية نوعية الخدمة وجودتها من قبل الشركة والعائد والتواصل مع الزبائن ممايحدو بنا بوضع تقاريرنا والتي نستقيها من خلال المعلومات التي تصلنا نمن الاقسام الاخري ؟
عبدلله ناصر : اذا لابد ان يكون لديكم تصور للمطلوب من النظام الجديد لكونلكم قسم تم انشاءه حديتا؟
مروان قاسم: كما اسلفت سابقا نحن نقوم بوضع تقارير مستقاة من الاقسام الاخري لذا من هذا المنطلق عند تصميم النظام الجديد يجب ان يراعي امدادنا بكافة البيانات الخاصة بالاقسام الاخري انتمكن من معاجتها بصورة شاملة لنخرج بمعلومات شافية عن عمليات التشغيل
خالد درويش: نرجوا ان توضح لنا متطلبات عمليات التشعيل ؟
مروان: نحن في قسم التشغيل نقوم بتابعة الاجرءات الخاصة بعملية التاجير من حيث رغبات الزبون و توفيرها له حتي ولو كانت غير متواجدة في هذه اللحظة وذالك من خلال متابعتنا للحركة والعمليات الجارية وتحديد مواعيد تسليم السيارات التي كانت في حوزة زبائن اخرين لذا لابد ان نتواجد علي الخط طوال ال24 ساعة للتأكد من سير الامور بالنحو السليم.
عبدلله: شكرا سيد مروان
=====================================================
المكان: مكتب منصور حسين
خالد وعبد الله يقدمان تقريرا بالمقابلات وبقية اعضاء الفريق يسجلون لبداية التحليل النظام وذلك ولحين نهاية المقابلات الاولية لاقسام المبيعات –المشتروات – الحسابات ولذالك للمحافظة علي سيرالعمل بحسب جدول المهام (قم باجراء المقابلة بنفسك علي ان يتم رفعها علي المنتدى في الايام القادمة للاستفادة
عملية تحليل البيانات الاولية:
خالد درويش – عبد الله ناصر – حامد الامير-سلوي محمود
منصور حسين يقوم بقراءة التقرير الاولي على اعضاء الفريق
شركة جرقاس تقوم بتقديم خدم تأجير السيارات للزبائن بحسب رغبت كل زبون وذلك بحسب نوعية التعاقد المبرم بين الطرفين مع مرعاة التاكد من بيانات الزبائن كما يتضمن المشروع بيانات العاملين والسيارات الموجودة بالشركة وترتيب كل العمليات بكل سهولة لمناولتها للاقسام كل حسب مجال تخصصة مثال
بيانات السيارات (الجديدة – التالفة – في الخمة –تحت التجربة ........
بيانات العاملين (الاقسام – الدرجات – الرواتب – المؤهل العلمي ......
بيانات العملاء ( شركة – شخص – مع كافة بياناتهم حسب النوع
بيانات الدخل والمنصرف ( دخل عمليات التأجير- رواتب العاملين – عمليات الاصلاح والاحلال - ......
اذا هذا هو المشروع بصورة اولية ونقوم بعمل دراسة الجدوى لتقييم المشروع بحسب رغبة شركة جرناس في حال ارتفاع التكاليف وتضارب المصالح وذالك بعد اجراء كافة المسوحات المطلوبة لعدم اصدار دراسة جدوي ناقصة وتؤدي لقرارت خاطئة لذا يرجو الانتباه والحذر في تجميح البيانات من شركة جرقاس ولحين تجميع بيانات دراسة الجدوى لتسليمها لأحد مكاتب دراسات الجدوى يرجى المواصلة في مقابلات بقية الموظفين في شركة جرقاس لتجميع كل البيانات وترتيب الأولويات
كما يرجى من السادة حامد الامير وسلوي محمودوضع التصور الابتدئي والوصف التفصيلي للادارات مع الوظائف الفرعية التابعة لكل قسم
الشكل التالي يبين الهيكل الوظيفي لشركة جرناس يشمل الادارة العامة ومايتبعها من ادارات واقسام وهي
المدير العام – مدراء الفروع – الموارد البشرية – التسويق – المبيعات – التشغيل – الحسابات- المشتروات
المدير العام |
مدير المبيعات |
الموارد البشرية |
الحسابات |
مدير التسويق |
مدير المشتروات |
مدير التشغل |
فرع المدينة |
فرع الميناء |
فرع السوق |
فرع المطار |
قسم المبيعات |
قسم التسويق |
قسم التشغل |
خدمة العملاء |
من الشكل اعلاه يتضخ شكل اتخاذ القرار في الشركة (التسلسل الاداري) والذي يقودنا الي متابعة الاجراءات لتصميم افضل نظام للشركة.
عبد الله ناصر سيقوم بزيارة الفروع للمتابعة الفعلية لخمات الشركة بالتعاون مع العاملين في الاقسام الصغري (الكتبة – مدخلي البيانات - الزبائن)
#####################################################
عبد الله ناصر في فرع المطار:
الفرع عبارة عن غرفتين وصالة للانتظار (وليس للايجار) ازمة سكن اعاني منها هذه الايام .
الغرفة الاولي بها عدد 2 موظفين و جهاز حاسوب و خزانة للمستندات مع وجود خزنة مصفحة (تجوري) .
عبدالله : السلام عليكم ورحمة الله
هشام و مشتاق : وعليكم السلام تفضل بالجلوس
هشام: لقد تلقينا مكالمة من السيد مدير الفرع بخصوص تشريفكم بزيارتنا ونشكر لكم الجهد المقدر من شركة دوليب.
عبد الله: عفوا
مشتاق: sorry I can't stay with you because there are customers waiting for me now so I'm so sorry about that
(الرجال غير عربي)
عبد الله: لابأس فهذا ما اطلبه الان رؤية العمل على الطبيعة ومن ثم نتعرف علي المشاكل التي تواجهونها ان كانت
مشتاق: so you welcome to our system and have a seat beside me
عبد الله يجلس بجوار السيد مشتاق ويتابع العمل علي البرنامج
مشتاق لاحد الزبائن: hello how can I help U ser
الزبون: Thanks, I need a car but I don't know the role to take it so please can you help me
مشتاق : This my pleasure me I have your name ser
الزبون :My name is Wattson and this is my documents (ID ,DL, PASSPORT)
مشتاق يتسلم الاوراق من الزبون وبداء في عملية التسجيل
هشام يدقق في صلاحية الاوراق واماكن صدورها ويقوم بعمل صور من الاوراق وتعبئة بعض النماذج يدويا
مشتاق: What kind of car you want to take ser
الزبون: actually I need small car to less the cost of expenses that mean if you have any type of economy car its good for me
مشتاق: so I have Toyota Echo and the rent per day is 88 Dirham
الزبون: ok Go ahead in agreement
مشتاق يقوم بادخال بعض البيانات علي الحاسوب وتتم طباعة الاوراق والزبون يقوم بالتوقيع.
هشام: كما ترى العمل في الفرع له شقان اولا التاكد من صلاحية المستندات
جواز السفر او أي اوراق ثبوتية رخصة القيادة والاقامة ان كان من الوافدين والتاكد من عدم تسجيل الزبون في القائمة السوداء ثم يتم عمل صورة للاوراق وتعبئة نموذج العقد بالموافقة علي شروط المكتب مثل ( حالة السيارة- المخالفات- الاعطال ..... ويقوم السيد مشتاق بطباعة بيانات نوع السيارة عدد الكيلومترات عند الخروج – حالة السيارة- ...... ويقوم الزبون بالتوقيع علي العقود
وكما تري من حالة النظام لو كان هناك عدد كبير من الزبائن فلا يمكن التعامل من خلال البرنامج فنتحول الي التسجيل اليدوي (دفتر) ثم نقوم بتفريقها علي الحاسوب وعمل التقارير المطوبة حسب الادارة مثل
الفواتير الشيكات ايصالات بطاقات الفيزا هذة لقسم الحسابات
عمليات الايجار (عدد مرات الايجار لسيارة ما- عدد السيارات المستاجرة في اليوم – الزبائن – نوع السيارات- .... هذة التقارير لقسم التشغيل
عبدالله ناصر يقوم باستلام عدد من الاوراق من الفرع
صورة من عقد الايجار
صورة من الفواتير
صورة من الايصالات
صورة تقارير الفرع بكل انواعها
وغدا نواصل باذن الله