في هذا الباب سوف نتعرف علي:
· إمكانية برنامج معالجة الكلمات Word XP
· مميزات برنامج Word XP
· مفاهيم أساسية
· تحميل البرنامج
· الشاشة الافتتاحية
· إنهاء البرنامج
· إنشاء مستند جديد
· خصائص المستند
· تنسيق المستند
· عرض مستند
· حفظ المستند
· معاينة صفحة ويب
· حفظ كصفحة ويب
· عمل جدول وتنسيقه
· إعداد طباعة مستند
· طباعة المستند
مقدمة:
تعتبر تطبيقات معالجة الكلمات(Word Processing Applications) من أوسع التطبيقات انتشارا وأكثرها فائدة لمستخدمي الحاسبات الشخصية حيث لا يمكن الاستغناء عنها عند الحاجة إلى كتابة الرسائل والخطابات والمذكرات والكتب كما تستخدم أيضا في تصميم وإعداد المجلات. لتطبيقات معالجة الكلمات مسميات كثيرة متداولة بين مستخدمي الحاسب ومن هذه المسميات: برامج منسقات النصوص (Word Processors) ، وبرامج الكتابة (Writing Programs) ،
وتعتبر تطبيقات معالجة الكلمات من إحدى مجموعة التطبيقات (أو البرامج المكتبية) المعروفة باسم (Microsoft Office) حيث صدر من مجموعة البرامج المكتبية عدة إصدارات هي:
MS Office 95 , MS Office 97, MS Office 2000, MS Office 2002, MS Office 2003
وتشتمل مجموعة البرامج المكتبية (MS Office) علي عدة تطبيقات هي:
Word, Excel, Power Point, Access وبعض الإصدارات قد تحتوى أيضا علي التطبيقات Outlook, Front Page, Photo Draw
ويعتبر برنامج معالجة الكلمات (Word Processing Application) من أكثرهم استخداما نظرا لسهولته حيث يستطيع أن يتعلمه المتخصصون وغير المتخصصين في برمجيات الحاسب ، كما توجد برامج أخرى تستخدم في معالجة الكلمات منها برنامج الدفتر (WordPad) أو برنامج (Notepad) الموجود بنظام التشغيل Windows ، وهناك برامج أخرى منها برنامج الناشر المكتبي (Publisher) ، وقد تختلف الإمكانيات من برنامج لأخر.
إمكانية برنامج معالجة الكلمات:
يذهب معظم الراغبين في التعرف علي برمجيات الحاسب إلى تعلم برنامج Word كبداية سهلة بما فيه العديد من الإمكانيات منها:
1. كتابة النصوص بلغات متعددة (العربية والأجنبية).
2.إعداد صفحة الكتابة مثل ضبط الهوامش واتجاه الورقة وحجم الورق وخيارات الطباعة وعمل صفحات متعددة وهوامش معكوسة
3. تنفيذ نمط أو تنسيق علي المستند مثل: محاذاة نص - حجم الخط - نوع الخط - لون النص - لون خلفية النص - حدود وتظليل النص والصفحة - تغيير حالة الأحرف - عمل قوائم ذات تعداد رقمي أو تعداد نقطي - تباعد بين أسطر المستند - ..الخ
4. إدراج: صور - أشكال تلقائية - تخطيط بياني - تخطيط هيكلي - نص مرسوم - رموز متنوعة - ارتباط تشعبي - أرقام للصفحات - مقاطع - أعمدة - .....الخ
5. إنشاء جداول وتنسيقها وعمل فرز علي البيانات واستخدام بعض صيغ المعادلات والدوال داخل هذه الجداول
6. البحث والاستبدال لبعض النصوص داخل المستند بلغات مختلفة
7. تأمين المستند عن طريق عمل حماية له وحفظه بكلمة مرور حتى لا يمكن لأي مستخدم فتحه ، ويمكن أيضا حفظه كصفحة ويب أو حفظه كقالب لحين استخدامه لأكثر من مستند
8. فتح مستند سبق حفظه والتعديل فيه ثم حفظه مرة أخرى بنفس الاسم أو حفظه باسم آخر
9. معاينة المستند قبل الطباعة وطباعته بأكمله أو طباعة صفحات معينة منه عدة نسخ أو طباعة عدة صفحات في ورقة واحدة مثل الكتب والجرائد
10. التعرف علي خصائص ملف المستند مثل: اسم الملف وتاريخ الإنشاء وتاريخ التعديل وتاريخ التشغيل الأخير وإحصائية المستند من حيث عدد (الصفحات - الفقرات - الأسطر - الكلمات - الأحرف - المسافات المتروكة داخل المستند)
11. إرسال المستند إلى بريد إلكتروني أو فاكس أو إلى برنامج تطبيقي آخر مثل برنامج Power Point كعرض تقديمي
12. ترجمة الكلمات من العربية إلى الأجنبية والعكس ، وعرض مرادفات أو معاني الكلمات
13. دمج المراسلات وعمل مغلفات وبطاقات عنونة لأكثر من شخص
14. التدقيق الإملائي والنحوي والتصحيح التلقائي لبعض الكلمات التي يخطأ عادة فيها المستخدم
15. التعامل مع بعض الأوامر أو التعليمات من خلال معالج (صناديق حوارية تشرح الأوامر أو التعليمات المطلوبة بسهولة)
16. وجود أشرطة أدوات تسهل للمستخدم الوصول إلى الأمر المطلوب بسرعة
17. يمكن للمستخدم وضع مجموعة من التعليمات التي ينفذها من خلال خطوات عديدة في اسم يطلق عليه ماكرو"Macro" وعند تنفيذ هذه الخطوات عليه باستدعاء هذا الماكرو الذي يقوم بتنفيذ هذه الخطوات مباشرة مما يوفر للمستخدم الوقت والجهد
18. حفظ المستند كصفحة ويب مما يسهل للمستخدم سرعة تصميم مواقع ويب
19. إنشاء أنماط مختلفة تصلح للاستخدام في مستندات عديدة
20. عمل قوالب مختلفة يصلح استخدامها في إنشاء مستندات مخصصة
مميزات برنامج Microsoft Word XP:
هناك بعض التحسينات والتعديلات الجديدة التي طرأت علي تطبيقات معالجة الكلمات والتي جعلت برنامج Microsoft Word XP متميز بها مما جعل معظم مستخدمي برامج معالجة الكلمات يفضلونه عن الإصدارات التي تسبقه ، من هذه المميزات:
1. إضافة المعالجة الداخلية والتي قد تظهر عند تنفيذ بعض التعليمات مما تسهل علي المستخدم أداء الكثير من المهام الصعبة
2. أضاف ميزات مقارنة المستندات ودمجها وتعقب مزيد من أنواع التغييرات وخيار إنشاء مستند ثالث يحتوي علي نتيجة المقارنة
3. تم إضافة مجموعة من المهام الشائعة الاستخدام حيث يظهر أمام المستخدم شريط يمكنه من اختيار الأمر الذي يريده من هذا الشريط مثل: جديد - فتح - تعليمات -....الخ ، وهذا يسهل للمستخدم سرعة تنفيذ الأمر بدلا من البحث عنه واختياره من القوائم
4. قدم طرق جيدة وجديدة لتحسين التنسيق في المستند حيث استخدم (جزء المهام - أنماط – تنسيقات) لإنشاء وعرض وتحديد وتطبيق وحتى مسح تنسيق من نص ، ويمكن أيضا فتح جزء المهام "كشف عن التنسيق" لعرض سمات تنيسق النص
5. يمكن التعرف علي الكلام بإملاء النص (استخدام التعرف علي الكلام بالنقر فوق الأزرار الموجودة علي شريط اللغة) أو تحديد عناصر القائمة وشريط الأدوات ومربع الحوار (إنجليزية الولايات المتحدة الأمريكية فقط) وجزء المهام باستخدام صوتك
ويمكن تحويل الكلمات التي تقولها إلى نص (علي شريط "اللغة" أنقر فوق إملاء) فعلي سبيل المثال: لتغيير تنسيق الخط إلي "اسم خط معين" فيتم ذلك بلفظ "Font" لفتح المربع "خط" علي شريط الأدوات "تنسيق" ثم لفظ "أسم الخط المطلوب" . أو لتغيير تنسيق نص محدد إلى "عريض"باللفظ "Bold" ، وهذا يفيد رجال الأعمال الذين لا يوجد لديهم وقت لاستخدام لوحة المفاتيح ، كما يفيد أيضا ذوي الاحتياجات الخاصة.
6. دعم الكتابة اليدوية (استخدام التعرف علي الكتابة اليدوية) لإدخال نص إلى مستند حيث يمكنك الكتابة باستخدام جهاز إدخال الكتابة اليدوية كلوحة الكمبيوتر أو لوحة الرسومات أو يمكنك أيضا باستخدام الفأرة ، وبعد ذلك يمكنك تحويل الكتابة اليدوية إلى أحرف مطبوعة أو ترك النص بشكل الكتابة اليدوية التي سبق لك كتابتها.
7. التنسيق المحسن للقائمة (تعداد نقطي أو رسومات Butlets"" و تعداد رقميNumbering"") والجدول: يقدم Word XP أسلوب النسخ بطريقة السحب والإفلات (Drag and Drop) لأنماط الجداول والقائمة وفرز محسن ، كما يمكن أيضا تنسيق الرموز النقطية أو الأرقام بشكل مختلف عن تنسيق النص في القائمة.
8. أدوات تدقيق محسنة (Spelling and Grammar): طور برنامج Word XP معالجة الأسماء الصحيحة والعمل مع قواميس المخصصة.
9. الترجمة (Language): يوجد قاموس أساسي ذو لغتين وله القدرة علي الترجمة ، هذا بالإضافة إلى الوصول إلى خدمات الترجمة الموجودة علي شبكة الإنترنت (WWW = World Wide Web)
10.. إكمال تلقائي محسن (Letters and Mailing) : أتاح البرنامج إمكانية التعرف علي اسم أي شخص تقوم بإرسال بريد إلكتروني إليه في (Microsoft Outlook) حيث يتم استخدامه كاقتراح في الإكمال التلقائي.
11. تحديد متعدد من النصوص: يمكنك تحديد مجموعة نصوص غير متجاورة من المستند مما يسهل تنسيق النص في مواضع مختلفة ، كما يمكنك أيضا استخدام ميزة البحث لتحديد نص مشابه وتنسيقه
12. عد الكلمات مريح أكثر باستخدام شريط الأدوات "عدد الكلمات" (Word Count) حيث يمكنك التحقق من عدد كلمات وعدد الأسطر وعدد الصفحات وعدد الفقرات الموجودة في المستند الحالي دون الحاجة لفتح مربع الحوار "عدد الكلمات" بشكل متكرر
13. حماية المعلومات الشخصية (Protect Document) : إذ يمكنك إزالة المعلومات الشخصية من المستند مثل (خصائص الملف - الكاتب - المدير - الشركة - أخر حفظ من قبل) والأسماء المقترنة بالتعليقات أو التغيرات المتعقبة.
14. البحث عن الطابعات: حيث يمكنك البحث عن الطابعات عبر الشبكة من خلال مربع الحوار "طباعة" (Print)
15. شارك المستندات عبر ويب: فيمكنك حفظ المستندات إلى موقع ويب مما يعطي مساحة مساهمة فورية حيث يمكنك مشاركة الملفات مع آخرين
16. حفظ موقع ويب كملف مفرد: يسمح تنسيق الملف من نوع ويب بحفظ كافة عناصر موقع ويب بما فيها النص والرسومات في ملف مفرد (Save as Web Page)
17. استرداد المستندات وإيقاف تشغيل أكثر أمانا: يمكن استرداد المستندات التي يتم التعامل معها إذا صادف خطأ في البرنامج أو توقف عن الاستجابة أو في حالة انقطاع التيار الكهربي أثناء كتابة المستند حيث يتم عرض المستندات في جزء المهام "استرداد المستند" في المرة التالية التي تفتح فيها البرنامج
18. الوضع الآمن: حيث يمكن لبرامج Microsoft Office XP الكشف عن مشاكل بدء التشغيل وعزلها ، كما يمكنك أيضا تجاوز المشكلة وتشغيل برنامج Office في الوضع الآمن وإتمام العمل
مفاهيم أساسية:
قبل التعامل مع برنامج معالجة الكلمات لابد من التعرف علي المفاهيم الآتية:
1. الحرف (Character) : المقصود به هو الحرف الهجائي العربي (أ ، ب ، ت ....الخ) أو الحرف الهجائي الأجنبي (A, B, C, .....etc ) أو الرمز (Symbol)
2. الكلمة (Word) : هي مجموعة من الحروف التي لا يتخللها مسافة والكلمة قد يكون لها معنى
3. الفقرة (Paragraph) : هي مجموعة من الكلمات أو الجمل وغالبا ما تنتهي بالضغط علي مفتاح الإدخال ، ويحدد الضغط علي هذا المفتاح بداية فقرة جديدة
4. السطر(Line) : هو ما يتم كتابة النص له فعندما تضغط علي مفتاح "السهم العلوي" يتحرك مؤشر الكتابة سطر إلى أعلى ، وعند الضغط علي مفتاح "السهم السفلي" يتحرك مؤشر الكتابة سطر إلى أسفل ، وقد يتغير ارتفاع سطر الكتابة بناءا علي حجم النص المكتوب فيه أو مقدار تباعد الأسطر
5. الصفحة (Page) : تحتوي علي مجموعة من الأسطر فهي إما أن تكون فارغة أو تحتوي علي نص مكتوب ويستطيع المستخدم التحكم في اتجاهها إما عمودي (Landscape) أو أفقي (Portrait) ويمكن إعداد الصفحة وتجهيزها للكتابة بها من حيث الهوامش وحجم الورقة وتخطيطها.
6. المستند (Document) : هو عبارة عن نص أو مجموعة من النصوص المكتوبة في جزء من الصفحة أو في صفحة كاملة أو عدة صفحات ويتواجد في الذاكرة RAM لحين حفظه علي القرص
7. ملف المستند (Document File) : يمكن حفظ المستند باسم علي القرص داخل ملف ، وفي هذه الحالة يطلق علي الملف اسم ملف مستند أو ملف مستند معالجة كلمات.
8. نسخ (Copy) : يمكن تحديد نص أو صورة أو شكل داخل المستند ثم عمل نسخة منه (مع بقاء النص المحدد كما هو) والاحتفاظ بها مؤقتا داخل حافظة برنامج Word لحين لصقها أو وضعها في أي مكان في المستند.
9. قص (Cut) : يمكن تحديد نص أو صورة أو شكل داخل المستند ثم قصه (نقل النص المحدد من المستند إلى الحافظة) والاحتفاظ به مؤقتا لحين لصقه أو وضعه في أي مكان في المستند حيث يمكن لحافظة Word XP الاحتفاظ بالكائنات التي توضع فيها (نصوص – صور) حتى 24 كائنا
10. لصق (Paste) : استدعاء نص أو صورة أو شكل سبق نسخه أو قصه (أي سبق الاحتفاظ به مؤقتا داخل حافظة برنامج Word XP ) ووضعه في أي مكان في المستند حيث لا يمكن إجراء عملية اللصق دون وضع شيء في الحافظة سواء بنسخه أو قصه من داخل المستند أو من خلال تطبيقات أخرى
11. مؤشر الكتابة : هو الشكل الذي من عنده يمكن الكتابة داخل المستند وهو علي شكل "I" وفي حالة وميض أثناء الكتابة وفي بعض الأحيان يطلق عليه (Text Cursor)
تحميل البرنامج:
المقصود بتحميل البرنامج هو فتحه أو تشغيله ليكون جاهز للتعامل معه (وضع نسخة من القرص الصلب إلى الذاكرة المؤقتة RAM ) وطريقة تحميله هي تقريبا نفس الطريقة التي يقوم بها المستخدم عند تحميل برنامج موجود بالجهاز ، وتعتبر هذه الطريقة الأكثر شيوعا وهي: من قائمة "Start" أختر "Programs" ثم اسم البرنامج Microsoft Word""
وتوجد طرق أخرى لتحميل برنامج "Word XP" منها:
1. كم خلال My Computer اختار مشغل CD الخاص ببرنامج Word
2. من قائمة "Start" أختر "Run" وأكتب "WinWord.exe" ثم أضغط مفتاح الإدخال
الشاشة الافتتاحية
بعد تحميل برنامج Word XP ستظهر الشاشة الافتتاحية
وتتكون الشاشة الافتتاحية من:
1. شريط عنوان النافذة (Title Bar) : والذي من خلاله يمكن التعرف علي اسم المستند الذي قيد الاستخدام ، كما يحتوي علي أزرار تحكم في النافذة (إغلاق - تكبير أو استعادة – تصغير) كالأزرار الموجودة في معظم نوافذ نظام التشغيل
2. شريط القوائم (Main Bar) : وهو يحتوي علي قوائم "ملف - تحرير ....- تعليمات" والتي يمكن استخدام الأوامر الموجودة بداخلها عند الحاجة إليها.
3. أشرطة الأدوات (Tool Bars) : ويحتوي شريط الأدوات علي مجموعة من الأيقونات التي يمكن استخدامها لأداء بعض الوظائف أو الأوامر الأكثر استخداما بطريقة سريعة ، ويمكن إظهار أو إخفاء هذه الأشرطة من خلال قائمة "عرض" ، ومن هذه الأشرطة:
أ. شريط أدوات "قياسي" (Standard) : يمكن استخدامه لعمل وظائف متعددة مثل "جديد - حفظ - طباعة .....الخ"
ب. شريط أدوات "تنسيق": (Formatting) يمكن استخدامه في تنسيق المستند من حيث تغيير نوع الخط أو محاذاة الفقرات أو عمل قوائم ذات "تعداد رقمي أو تعداد نقطي" أو تغيير لون النص أو تغيير خلفية النص ....الخ
ج. شريط أدوات "رسم" (Drawing): يمكن استخدامه في إدراج أشكال وتلوينها داخل المستند أو إدراج نص مرسوم أو إدراج صورة وتنسيقها .....الخ
ويوجد عدد كبير من أشرطة الأدوات للجداول والصور والويب وغيرها.
4. منطقة تحرير النص (Text Editor) : هي المساحة المتاحة لكتابة النصوص وإدراج الصور والرسومات بداخلها
5. شريط المعلومات (Status Bar) : يمكن التعرف علي المعلومات عن المستند وعن حالة الكتابة حيث يعرض رقم الصفحة الحالية وعدد صفحات المستند ورقم السطر والعمود الحالي وبعد مؤشر الكتابة عن رأس الصفحة .....الخ
6. المسطرتان الأفقية والرأسية (Rulers) : تستخدم لتحديد الهوامش وحدود كتابة النصوص داخل الصفحة
7. نافذة مستند جديد (New Document) : تظهر هذه النافذة عن طريق قائمة "ملف" ثم اختيار الأمر "جديد" ويطلق علي هذه النافذة اسم "جزء المهام" حيث تحتوي علي بعض المهام الأكثر استخداما عند إنشاء مستند
إنهاء البرنامج:
المقصود بإنهاء البرنامج هو غلقه والخروج منه (حذفه من الذاكرة المؤقتة RAM ) ، وطريقة إنهائه هي نفس الطريقة التي يقوم بها المستخدم عند إغلاق (Close) أو إنهاء (Exit) أي برنامج مفتوح بالذاكرة فيمكن إنهاء برنامج (Microsoft Word) باستخدام إحدى الطرق الآتية:
1. من قائمة ملف (File) اختر إنهاء (Exit)
2. أو النقر بزر الفأرة علي أيقونة × الموجودة علي شريط عنوان نافذة البرنامج
3. الضغط علي مفتاحي ALT+F4 من لوحة المفاتيح
إنشاء مستند جديد:
يسمح لك برنامج Word XP بإنشاء مستندا فارغا وجديدا ، ويمكن عمل ذلك من خلال إحدى الطرق الآتية1. . من شريطك الأدوات "قياسي" باختيار أيقونة "مستند جديد فارغ"
2. من قائمة "ملف" باختيار "جديد" وهنا ستظهر قائمة جديدة تحتوي علي عدة مقاطع منها:
أ. مقطع "فتح مستند" : ويحتوي هذا المقطع علي بعض أسماء أخر مستندات سبق حفظها ، ويمكن فتح أي مستند منها.
ب. مقطع "جديد" : ويمكن من خلاله إنشاء مستند فارغ أو إنشاء صفحة ويب فارغة أو رسالة بريد إلكتروني فارغة ثم بعد الانتهاء منه يمكن حفظه علي القرص
ج. مقطع "جديد من مستند موجود" : يمكن من خلاله فتح مستند موجود والتعديل فيه ثم بعد الانتهاء منه يمكن حفظه علي القرص باسم جديد
خصائص المستند:
قد يهتم مستخدمي برنامج Word بخصائص المستند من حيث:
1. عام: أي نوع ملف المستند وحجمه علي القرص وتاريخ الإنشاء وتاريخ التعديل وتاريخ أخر تشغيل مما يفيد المستخدم عند البحث عن ملفات معينة.
2. تلخيص: من حيث العنوان والموضوع واسم الكاتب واسم المدير والشركة التي تم كتابته للمستند.
3. إحصائيات: بأعداد الصفحات والفقرات والأسطر والكلمات والأحرف في المستند
وكل هذا يمكن التعرف عليه من خلال البرنامج ، ويمكن أيضا التعديل فيه
تحرير Edit من القائمة الرئيسية
وهي تحتوي علي العديد من التنسيقات علي النص وهي قد تكون علي نسخ جزء من الملف Copy أو قصهCut ونقله لمكان أخر Paste وكذلك يمكن البحث عن أي جملة Find واستبدلها بمعني أخر Replace
عرض View من القائمة الرئيسية:
وهي تحديد شكل العرض علي الشاشة Normal أو Web layout أو Print layout ونسبة العرض Zoom أو علي كل الشاشة Full Screen وتحديد التذييل والرأس Header and Footer
إدراج Insert من القائمة الرئيسية:
وهي تحدد إدخال الصفحات Break وترقيمها Page number أو إدخال صورة Picture أو رمزSymbol ألخ...
تنسيق المستند:
يمكن عمل العديد من التنسيقات علي النص وهي قد تكون علي:
1. الخط: مثل تغيير اسم الخط وحجمه ولونه والتأثيرات عليه
2.الفقرة: مثل عمل محاذاة لها (ضبط - إلى اليمين - توسيط - إلى اليسار) - التباعد بين أسطرها
3. كامل المستند: بالإضافة إلى التنسيقات السابقة يمكن الكشف عن التنسيق وعمل تعداد نقطي وتعداد رقمي وعمل حدود وتظليل للمستند بأكمله ....الخ
من المحسنات التي طرأت علي برنامج Word XP هي إمكانية الكشف عن التنسيق لنص محدد مع إمكانية تحديد النص ذي التنسيق المتشابه داخل المستند ، كما يمكن أيضا عمل مقارنة تنسيق نص محدد بآخر وإظهار ناتج المقارنة مما يساعد المستخدم من سرعة تنسيق المستند
شريط الأدوات Tools من القائمة الرئيسية:
وهو يقوم بالتدقيق المحسن (Spelling and Grammar): ومعالجة الأسماء الصحيحة والعمل مع قواميس المخصصة. كذلك الترجمة (Language): يوجد قاموس أساسي ذو لغتين وله القدرة علي الترجمة ، هذا بالإضافة إلى الوصول إلى خدمات الترجمة الموجودة علي شبكة الإنترنت
عمل الجداول Table من القائمة الرئيسية:
وهو يقوم بإنشاء الجداول وتنسيقها مع إمكانية الإضافة والحذف للصفوف أو الأعمدة
عرض عدة نوافذ Windows من القائمة الرئيسية:
وهو يمكننا من عرض عدة ملفات في نفس الوقت والتعامل معها أما وراء بعض أو كلها معا في نفس الوقت كجزء من الشاشة
عامل مساعد Help من القائمة الرئيسية:
وهو يقوم بمساعدتك في توضيح معني أي أمر أو أيقونة أو أي عمل تريد إن تسأل عنه من خلال إما محتويات قاموس بفهرس أو سؤال مباشر ويعطيك أيضا معلومات عن إصدار Word وتاريخه
حفظ المستند:
بعد الانتهاء من كتابة المستند يمكن حفظه علي القرص من خلال "حفظ باسم" الموجود في قائمة "ملف" حيث يتم تحديد المكان المطلوب حفظ الملف فيه ثم كتابة "اسم الملف"
كما يمكن أيضا وضع كلمة مرور (Password) أثناء حفظ المستند حتى لا يستطيع أحد فتحه إلا بكلمة المرور ، كما يمكن أيضا وضع "كلمة مرور للتعديل" حتى يمكنك التعديل في المستند بعد فتحه ثم حفظه بنفس الاسم ويتم ذلك من خلال اختيار "أدوات" الموجودة في صندوق الحوار "حفظ باسم" بعدها يتم كتاية كلمة المرور ثم حفظ المستند.
حفظ المستند كصفحة ويب:
يمكن حفظ المستند كصفحة ويب (Web Page) والتعامل معه كملف تم تصميمه بلغة HTML وعرضه علي أي مستعرض إنترنت (Web Browser) وهذا يتم من خلال قائمة "ملف" واختيار أمر "حفظ كصفحة ويب" أو اختيار "حفظ باسم" ثم اختيار نوع الملف (Web Page) ثم بعد ذلك ضغط "زر حفظ"
طباعة المستند:
بعد الانتهاء من كتابة المستند يتم إعداد صفحة الطباعة وتحديد الهوامش من جميع الاتجاهات وهل طباعة الورقة بالعرض أو الطول وهل طباعة الورق الفردي أو زوجي وهل كل الملف يطبع أو جزء منه
البعض يرغب في الاحتفاظ به في صورة ورقية أو يرغب في قراءته بعيدا عن الحاسب أو تقديمه إلى من يهمه الأمر ، البرنامج يسمح بطباعته علي طابعة متصلة بالحاسب حيث يمكن طباعة المستند بأكمله أو طباعة بعض الصفحات منه كما يمكن أيضا طباعة عدة نسخ منه.
· إمكانية برنامج معالجة الكلمات Word XP
· مميزات برنامج Word XP
· مفاهيم أساسية
· تحميل البرنامج
· الشاشة الافتتاحية
· إنهاء البرنامج
· إنشاء مستند جديد
· خصائص المستند
· تنسيق المستند
· عرض مستند
· حفظ المستند
· معاينة صفحة ويب
· حفظ كصفحة ويب
· عمل جدول وتنسيقه
· إعداد طباعة مستند
· طباعة المستند
مقدمة:
تعتبر تطبيقات معالجة الكلمات(Word Processing Applications) من أوسع التطبيقات انتشارا وأكثرها فائدة لمستخدمي الحاسبات الشخصية حيث لا يمكن الاستغناء عنها عند الحاجة إلى كتابة الرسائل والخطابات والمذكرات والكتب كما تستخدم أيضا في تصميم وإعداد المجلات. لتطبيقات معالجة الكلمات مسميات كثيرة متداولة بين مستخدمي الحاسب ومن هذه المسميات: برامج منسقات النصوص (Word Processors) ، وبرامج الكتابة (Writing Programs) ،
وتعتبر تطبيقات معالجة الكلمات من إحدى مجموعة التطبيقات (أو البرامج المكتبية) المعروفة باسم (Microsoft Office) حيث صدر من مجموعة البرامج المكتبية عدة إصدارات هي:
MS Office 95 , MS Office 97, MS Office 2000, MS Office 2002, MS Office 2003
وتشتمل مجموعة البرامج المكتبية (MS Office) علي عدة تطبيقات هي:
Word, Excel, Power Point, Access وبعض الإصدارات قد تحتوى أيضا علي التطبيقات Outlook, Front Page, Photo Draw
ويعتبر برنامج معالجة الكلمات (Word Processing Application) من أكثرهم استخداما نظرا لسهولته حيث يستطيع أن يتعلمه المتخصصون وغير المتخصصين في برمجيات الحاسب ، كما توجد برامج أخرى تستخدم في معالجة الكلمات منها برنامج الدفتر (WordPad) أو برنامج (Notepad) الموجود بنظام التشغيل Windows ، وهناك برامج أخرى منها برنامج الناشر المكتبي (Publisher) ، وقد تختلف الإمكانيات من برنامج لأخر.
إمكانية برنامج معالجة الكلمات:
يذهب معظم الراغبين في التعرف علي برمجيات الحاسب إلى تعلم برنامج Word كبداية سهلة بما فيه العديد من الإمكانيات منها:
1. كتابة النصوص بلغات متعددة (العربية والأجنبية).
2.إعداد صفحة الكتابة مثل ضبط الهوامش واتجاه الورقة وحجم الورق وخيارات الطباعة وعمل صفحات متعددة وهوامش معكوسة
3. تنفيذ نمط أو تنسيق علي المستند مثل: محاذاة نص - حجم الخط - نوع الخط - لون النص - لون خلفية النص - حدود وتظليل النص والصفحة - تغيير حالة الأحرف - عمل قوائم ذات تعداد رقمي أو تعداد نقطي - تباعد بين أسطر المستند - ..الخ
4. إدراج: صور - أشكال تلقائية - تخطيط بياني - تخطيط هيكلي - نص مرسوم - رموز متنوعة - ارتباط تشعبي - أرقام للصفحات - مقاطع - أعمدة - .....الخ
5. إنشاء جداول وتنسيقها وعمل فرز علي البيانات واستخدام بعض صيغ المعادلات والدوال داخل هذه الجداول
6. البحث والاستبدال لبعض النصوص داخل المستند بلغات مختلفة
7. تأمين المستند عن طريق عمل حماية له وحفظه بكلمة مرور حتى لا يمكن لأي مستخدم فتحه ، ويمكن أيضا حفظه كصفحة ويب أو حفظه كقالب لحين استخدامه لأكثر من مستند
8. فتح مستند سبق حفظه والتعديل فيه ثم حفظه مرة أخرى بنفس الاسم أو حفظه باسم آخر
9. معاينة المستند قبل الطباعة وطباعته بأكمله أو طباعة صفحات معينة منه عدة نسخ أو طباعة عدة صفحات في ورقة واحدة مثل الكتب والجرائد
10. التعرف علي خصائص ملف المستند مثل: اسم الملف وتاريخ الإنشاء وتاريخ التعديل وتاريخ التشغيل الأخير وإحصائية المستند من حيث عدد (الصفحات - الفقرات - الأسطر - الكلمات - الأحرف - المسافات المتروكة داخل المستند)
11. إرسال المستند إلى بريد إلكتروني أو فاكس أو إلى برنامج تطبيقي آخر مثل برنامج Power Point كعرض تقديمي
12. ترجمة الكلمات من العربية إلى الأجنبية والعكس ، وعرض مرادفات أو معاني الكلمات
13. دمج المراسلات وعمل مغلفات وبطاقات عنونة لأكثر من شخص
14. التدقيق الإملائي والنحوي والتصحيح التلقائي لبعض الكلمات التي يخطأ عادة فيها المستخدم
15. التعامل مع بعض الأوامر أو التعليمات من خلال معالج (صناديق حوارية تشرح الأوامر أو التعليمات المطلوبة بسهولة)
16. وجود أشرطة أدوات تسهل للمستخدم الوصول إلى الأمر المطلوب بسرعة
17. يمكن للمستخدم وضع مجموعة من التعليمات التي ينفذها من خلال خطوات عديدة في اسم يطلق عليه ماكرو"Macro" وعند تنفيذ هذه الخطوات عليه باستدعاء هذا الماكرو الذي يقوم بتنفيذ هذه الخطوات مباشرة مما يوفر للمستخدم الوقت والجهد
18. حفظ المستند كصفحة ويب مما يسهل للمستخدم سرعة تصميم مواقع ويب
19. إنشاء أنماط مختلفة تصلح للاستخدام في مستندات عديدة
20. عمل قوالب مختلفة يصلح استخدامها في إنشاء مستندات مخصصة
مميزات برنامج Microsoft Word XP:
هناك بعض التحسينات والتعديلات الجديدة التي طرأت علي تطبيقات معالجة الكلمات والتي جعلت برنامج Microsoft Word XP متميز بها مما جعل معظم مستخدمي برامج معالجة الكلمات يفضلونه عن الإصدارات التي تسبقه ، من هذه المميزات:
1. إضافة المعالجة الداخلية والتي قد تظهر عند تنفيذ بعض التعليمات مما تسهل علي المستخدم أداء الكثير من المهام الصعبة
2. أضاف ميزات مقارنة المستندات ودمجها وتعقب مزيد من أنواع التغييرات وخيار إنشاء مستند ثالث يحتوي علي نتيجة المقارنة
3. تم إضافة مجموعة من المهام الشائعة الاستخدام حيث يظهر أمام المستخدم شريط يمكنه من اختيار الأمر الذي يريده من هذا الشريط مثل: جديد - فتح - تعليمات -....الخ ، وهذا يسهل للمستخدم سرعة تنفيذ الأمر بدلا من البحث عنه واختياره من القوائم
4. قدم طرق جيدة وجديدة لتحسين التنسيق في المستند حيث استخدم (جزء المهام - أنماط – تنسيقات) لإنشاء وعرض وتحديد وتطبيق وحتى مسح تنسيق من نص ، ويمكن أيضا فتح جزء المهام "كشف عن التنسيق" لعرض سمات تنيسق النص
5. يمكن التعرف علي الكلام بإملاء النص (استخدام التعرف علي الكلام بالنقر فوق الأزرار الموجودة علي شريط اللغة) أو تحديد عناصر القائمة وشريط الأدوات ومربع الحوار (إنجليزية الولايات المتحدة الأمريكية فقط) وجزء المهام باستخدام صوتك
ويمكن تحويل الكلمات التي تقولها إلى نص (علي شريط "اللغة" أنقر فوق إملاء) فعلي سبيل المثال: لتغيير تنسيق الخط إلي "اسم خط معين" فيتم ذلك بلفظ "Font" لفتح المربع "خط" علي شريط الأدوات "تنسيق" ثم لفظ "أسم الخط المطلوب" . أو لتغيير تنسيق نص محدد إلى "عريض"باللفظ "Bold" ، وهذا يفيد رجال الأعمال الذين لا يوجد لديهم وقت لاستخدام لوحة المفاتيح ، كما يفيد أيضا ذوي الاحتياجات الخاصة.
6. دعم الكتابة اليدوية (استخدام التعرف علي الكتابة اليدوية) لإدخال نص إلى مستند حيث يمكنك الكتابة باستخدام جهاز إدخال الكتابة اليدوية كلوحة الكمبيوتر أو لوحة الرسومات أو يمكنك أيضا باستخدام الفأرة ، وبعد ذلك يمكنك تحويل الكتابة اليدوية إلى أحرف مطبوعة أو ترك النص بشكل الكتابة اليدوية التي سبق لك كتابتها.
7. التنسيق المحسن للقائمة (تعداد نقطي أو رسومات Butlets"" و تعداد رقميNumbering"") والجدول: يقدم Word XP أسلوب النسخ بطريقة السحب والإفلات (Drag and Drop) لأنماط الجداول والقائمة وفرز محسن ، كما يمكن أيضا تنسيق الرموز النقطية أو الأرقام بشكل مختلف عن تنسيق النص في القائمة.
8. أدوات تدقيق محسنة (Spelling and Grammar): طور برنامج Word XP معالجة الأسماء الصحيحة والعمل مع قواميس المخصصة.
9. الترجمة (Language): يوجد قاموس أساسي ذو لغتين وله القدرة علي الترجمة ، هذا بالإضافة إلى الوصول إلى خدمات الترجمة الموجودة علي شبكة الإنترنت (WWW = World Wide Web)
10.. إكمال تلقائي محسن (Letters and Mailing) : أتاح البرنامج إمكانية التعرف علي اسم أي شخص تقوم بإرسال بريد إلكتروني إليه في (Microsoft Outlook) حيث يتم استخدامه كاقتراح في الإكمال التلقائي.
11. تحديد متعدد من النصوص: يمكنك تحديد مجموعة نصوص غير متجاورة من المستند مما يسهل تنسيق النص في مواضع مختلفة ، كما يمكنك أيضا استخدام ميزة البحث لتحديد نص مشابه وتنسيقه
12. عد الكلمات مريح أكثر باستخدام شريط الأدوات "عدد الكلمات" (Word Count) حيث يمكنك التحقق من عدد كلمات وعدد الأسطر وعدد الصفحات وعدد الفقرات الموجودة في المستند الحالي دون الحاجة لفتح مربع الحوار "عدد الكلمات" بشكل متكرر
13. حماية المعلومات الشخصية (Protect Document) : إذ يمكنك إزالة المعلومات الشخصية من المستند مثل (خصائص الملف - الكاتب - المدير - الشركة - أخر حفظ من قبل) والأسماء المقترنة بالتعليقات أو التغيرات المتعقبة.
14. البحث عن الطابعات: حيث يمكنك البحث عن الطابعات عبر الشبكة من خلال مربع الحوار "طباعة" (Print)
15. شارك المستندات عبر ويب: فيمكنك حفظ المستندات إلى موقع ويب مما يعطي مساحة مساهمة فورية حيث يمكنك مشاركة الملفات مع آخرين
16. حفظ موقع ويب كملف مفرد: يسمح تنسيق الملف من نوع ويب بحفظ كافة عناصر موقع ويب بما فيها النص والرسومات في ملف مفرد (Save as Web Page)
17. استرداد المستندات وإيقاف تشغيل أكثر أمانا: يمكن استرداد المستندات التي يتم التعامل معها إذا صادف خطأ في البرنامج أو توقف عن الاستجابة أو في حالة انقطاع التيار الكهربي أثناء كتابة المستند حيث يتم عرض المستندات في جزء المهام "استرداد المستند" في المرة التالية التي تفتح فيها البرنامج
18. الوضع الآمن: حيث يمكن لبرامج Microsoft Office XP الكشف عن مشاكل بدء التشغيل وعزلها ، كما يمكنك أيضا تجاوز المشكلة وتشغيل برنامج Office في الوضع الآمن وإتمام العمل
مفاهيم أساسية:
قبل التعامل مع برنامج معالجة الكلمات لابد من التعرف علي المفاهيم الآتية:
1. الحرف (Character) : المقصود به هو الحرف الهجائي العربي (أ ، ب ، ت ....الخ) أو الحرف الهجائي الأجنبي (A, B, C, .....etc ) أو الرمز (Symbol)
2. الكلمة (Word) : هي مجموعة من الحروف التي لا يتخللها مسافة والكلمة قد يكون لها معنى
3. الفقرة (Paragraph) : هي مجموعة من الكلمات أو الجمل وغالبا ما تنتهي بالضغط علي مفتاح الإدخال ، ويحدد الضغط علي هذا المفتاح بداية فقرة جديدة
4. السطر(Line) : هو ما يتم كتابة النص له فعندما تضغط علي مفتاح "السهم العلوي" يتحرك مؤشر الكتابة سطر إلى أعلى ، وعند الضغط علي مفتاح "السهم السفلي" يتحرك مؤشر الكتابة سطر إلى أسفل ، وقد يتغير ارتفاع سطر الكتابة بناءا علي حجم النص المكتوب فيه أو مقدار تباعد الأسطر
5. الصفحة (Page) : تحتوي علي مجموعة من الأسطر فهي إما أن تكون فارغة أو تحتوي علي نص مكتوب ويستطيع المستخدم التحكم في اتجاهها إما عمودي (Landscape) أو أفقي (Portrait) ويمكن إعداد الصفحة وتجهيزها للكتابة بها من حيث الهوامش وحجم الورقة وتخطيطها.
6. المستند (Document) : هو عبارة عن نص أو مجموعة من النصوص المكتوبة في جزء من الصفحة أو في صفحة كاملة أو عدة صفحات ويتواجد في الذاكرة RAM لحين حفظه علي القرص
7. ملف المستند (Document File) : يمكن حفظ المستند باسم علي القرص داخل ملف ، وفي هذه الحالة يطلق علي الملف اسم ملف مستند أو ملف مستند معالجة كلمات.
8. نسخ (Copy) : يمكن تحديد نص أو صورة أو شكل داخل المستند ثم عمل نسخة منه (مع بقاء النص المحدد كما هو) والاحتفاظ بها مؤقتا داخل حافظة برنامج Word لحين لصقها أو وضعها في أي مكان في المستند.
9. قص (Cut) : يمكن تحديد نص أو صورة أو شكل داخل المستند ثم قصه (نقل النص المحدد من المستند إلى الحافظة) والاحتفاظ به مؤقتا لحين لصقه أو وضعه في أي مكان في المستند حيث يمكن لحافظة Word XP الاحتفاظ بالكائنات التي توضع فيها (نصوص – صور) حتى 24 كائنا
10. لصق (Paste) : استدعاء نص أو صورة أو شكل سبق نسخه أو قصه (أي سبق الاحتفاظ به مؤقتا داخل حافظة برنامج Word XP ) ووضعه في أي مكان في المستند حيث لا يمكن إجراء عملية اللصق دون وضع شيء في الحافظة سواء بنسخه أو قصه من داخل المستند أو من خلال تطبيقات أخرى
11. مؤشر الكتابة : هو الشكل الذي من عنده يمكن الكتابة داخل المستند وهو علي شكل "I" وفي حالة وميض أثناء الكتابة وفي بعض الأحيان يطلق عليه (Text Cursor)
تحميل البرنامج:
المقصود بتحميل البرنامج هو فتحه أو تشغيله ليكون جاهز للتعامل معه (وضع نسخة من القرص الصلب إلى الذاكرة المؤقتة RAM ) وطريقة تحميله هي تقريبا نفس الطريقة التي يقوم بها المستخدم عند تحميل برنامج موجود بالجهاز ، وتعتبر هذه الطريقة الأكثر شيوعا وهي: من قائمة "Start" أختر "Programs" ثم اسم البرنامج Microsoft Word""
وتوجد طرق أخرى لتحميل برنامج "Word XP" منها:
1. كم خلال My Computer اختار مشغل CD الخاص ببرنامج Word
2. من قائمة "Start" أختر "Run" وأكتب "WinWord.exe" ثم أضغط مفتاح الإدخال
الشاشة الافتتاحية
بعد تحميل برنامج Word XP ستظهر الشاشة الافتتاحية
وتتكون الشاشة الافتتاحية من:
1. شريط عنوان النافذة (Title Bar) : والذي من خلاله يمكن التعرف علي اسم المستند الذي قيد الاستخدام ، كما يحتوي علي أزرار تحكم في النافذة (إغلاق - تكبير أو استعادة – تصغير) كالأزرار الموجودة في معظم نوافذ نظام التشغيل
2. شريط القوائم (Main Bar) : وهو يحتوي علي قوائم "ملف - تحرير ....- تعليمات" والتي يمكن استخدام الأوامر الموجودة بداخلها عند الحاجة إليها.
3. أشرطة الأدوات (Tool Bars) : ويحتوي شريط الأدوات علي مجموعة من الأيقونات التي يمكن استخدامها لأداء بعض الوظائف أو الأوامر الأكثر استخداما بطريقة سريعة ، ويمكن إظهار أو إخفاء هذه الأشرطة من خلال قائمة "عرض" ، ومن هذه الأشرطة:
أ. شريط أدوات "قياسي" (Standard) : يمكن استخدامه لعمل وظائف متعددة مثل "جديد - حفظ - طباعة .....الخ"
ب. شريط أدوات "تنسيق": (Formatting) يمكن استخدامه في تنسيق المستند من حيث تغيير نوع الخط أو محاذاة الفقرات أو عمل قوائم ذات "تعداد رقمي أو تعداد نقطي" أو تغيير لون النص أو تغيير خلفية النص ....الخ
ج. شريط أدوات "رسم" (Drawing): يمكن استخدامه في إدراج أشكال وتلوينها داخل المستند أو إدراج نص مرسوم أو إدراج صورة وتنسيقها .....الخ
ويوجد عدد كبير من أشرطة الأدوات للجداول والصور والويب وغيرها.
4. منطقة تحرير النص (Text Editor) : هي المساحة المتاحة لكتابة النصوص وإدراج الصور والرسومات بداخلها
5. شريط المعلومات (Status Bar) : يمكن التعرف علي المعلومات عن المستند وعن حالة الكتابة حيث يعرض رقم الصفحة الحالية وعدد صفحات المستند ورقم السطر والعمود الحالي وبعد مؤشر الكتابة عن رأس الصفحة .....الخ
6. المسطرتان الأفقية والرأسية (Rulers) : تستخدم لتحديد الهوامش وحدود كتابة النصوص داخل الصفحة
7. نافذة مستند جديد (New Document) : تظهر هذه النافذة عن طريق قائمة "ملف" ثم اختيار الأمر "جديد" ويطلق علي هذه النافذة اسم "جزء المهام" حيث تحتوي علي بعض المهام الأكثر استخداما عند إنشاء مستند
إنهاء البرنامج:
المقصود بإنهاء البرنامج هو غلقه والخروج منه (حذفه من الذاكرة المؤقتة RAM ) ، وطريقة إنهائه هي نفس الطريقة التي يقوم بها المستخدم عند إغلاق (Close) أو إنهاء (Exit) أي برنامج مفتوح بالذاكرة فيمكن إنهاء برنامج (Microsoft Word) باستخدام إحدى الطرق الآتية:
1. من قائمة ملف (File) اختر إنهاء (Exit)
2. أو النقر بزر الفأرة علي أيقونة × الموجودة علي شريط عنوان نافذة البرنامج
3. الضغط علي مفتاحي ALT+F4 من لوحة المفاتيح
إنشاء مستند جديد:
يسمح لك برنامج Word XP بإنشاء مستندا فارغا وجديدا ، ويمكن عمل ذلك من خلال إحدى الطرق الآتية1. . من شريطك الأدوات "قياسي" باختيار أيقونة "مستند جديد فارغ"
2. من قائمة "ملف" باختيار "جديد" وهنا ستظهر قائمة جديدة تحتوي علي عدة مقاطع منها:
أ. مقطع "فتح مستند" : ويحتوي هذا المقطع علي بعض أسماء أخر مستندات سبق حفظها ، ويمكن فتح أي مستند منها.
ب. مقطع "جديد" : ويمكن من خلاله إنشاء مستند فارغ أو إنشاء صفحة ويب فارغة أو رسالة بريد إلكتروني فارغة ثم بعد الانتهاء منه يمكن حفظه علي القرص
ج. مقطع "جديد من مستند موجود" : يمكن من خلاله فتح مستند موجود والتعديل فيه ثم بعد الانتهاء منه يمكن حفظه علي القرص باسم جديد
خصائص المستند:
قد يهتم مستخدمي برنامج Word بخصائص المستند من حيث:
1. عام: أي نوع ملف المستند وحجمه علي القرص وتاريخ الإنشاء وتاريخ التعديل وتاريخ أخر تشغيل مما يفيد المستخدم عند البحث عن ملفات معينة.
2. تلخيص: من حيث العنوان والموضوع واسم الكاتب واسم المدير والشركة التي تم كتابته للمستند.
3. إحصائيات: بأعداد الصفحات والفقرات والأسطر والكلمات والأحرف في المستند
وكل هذا يمكن التعرف عليه من خلال البرنامج ، ويمكن أيضا التعديل فيه
تحرير Edit من القائمة الرئيسية
وهي تحتوي علي العديد من التنسيقات علي النص وهي قد تكون علي نسخ جزء من الملف Copy أو قصهCut ونقله لمكان أخر Paste وكذلك يمكن البحث عن أي جملة Find واستبدلها بمعني أخر Replace
عرض View من القائمة الرئيسية:
وهي تحديد شكل العرض علي الشاشة Normal أو Web layout أو Print layout ونسبة العرض Zoom أو علي كل الشاشة Full Screen وتحديد التذييل والرأس Header and Footer
إدراج Insert من القائمة الرئيسية:
وهي تحدد إدخال الصفحات Break وترقيمها Page number أو إدخال صورة Picture أو رمزSymbol ألخ...
تنسيق المستند:
يمكن عمل العديد من التنسيقات علي النص وهي قد تكون علي:
1. الخط: مثل تغيير اسم الخط وحجمه ولونه والتأثيرات عليه
2.الفقرة: مثل عمل محاذاة لها (ضبط - إلى اليمين - توسيط - إلى اليسار) - التباعد بين أسطرها
3. كامل المستند: بالإضافة إلى التنسيقات السابقة يمكن الكشف عن التنسيق وعمل تعداد نقطي وتعداد رقمي وعمل حدود وتظليل للمستند بأكمله ....الخ
من المحسنات التي طرأت علي برنامج Word XP هي إمكانية الكشف عن التنسيق لنص محدد مع إمكانية تحديد النص ذي التنسيق المتشابه داخل المستند ، كما يمكن أيضا عمل مقارنة تنسيق نص محدد بآخر وإظهار ناتج المقارنة مما يساعد المستخدم من سرعة تنسيق المستند
شريط الأدوات Tools من القائمة الرئيسية:
وهو يقوم بالتدقيق المحسن (Spelling and Grammar): ومعالجة الأسماء الصحيحة والعمل مع قواميس المخصصة. كذلك الترجمة (Language): يوجد قاموس أساسي ذو لغتين وله القدرة علي الترجمة ، هذا بالإضافة إلى الوصول إلى خدمات الترجمة الموجودة علي شبكة الإنترنت
عمل الجداول Table من القائمة الرئيسية:
وهو يقوم بإنشاء الجداول وتنسيقها مع إمكانية الإضافة والحذف للصفوف أو الأعمدة
عرض عدة نوافذ Windows من القائمة الرئيسية:
وهو يمكننا من عرض عدة ملفات في نفس الوقت والتعامل معها أما وراء بعض أو كلها معا في نفس الوقت كجزء من الشاشة
عامل مساعد Help من القائمة الرئيسية:
وهو يقوم بمساعدتك في توضيح معني أي أمر أو أيقونة أو أي عمل تريد إن تسأل عنه من خلال إما محتويات قاموس بفهرس أو سؤال مباشر ويعطيك أيضا معلومات عن إصدار Word وتاريخه
حفظ المستند:
بعد الانتهاء من كتابة المستند يمكن حفظه علي القرص من خلال "حفظ باسم" الموجود في قائمة "ملف" حيث يتم تحديد المكان المطلوب حفظ الملف فيه ثم كتابة "اسم الملف"
كما يمكن أيضا وضع كلمة مرور (Password) أثناء حفظ المستند حتى لا يستطيع أحد فتحه إلا بكلمة المرور ، كما يمكن أيضا وضع "كلمة مرور للتعديل" حتى يمكنك التعديل في المستند بعد فتحه ثم حفظه بنفس الاسم ويتم ذلك من خلال اختيار "أدوات" الموجودة في صندوق الحوار "حفظ باسم" بعدها يتم كتاية كلمة المرور ثم حفظ المستند.
حفظ المستند كصفحة ويب:
يمكن حفظ المستند كصفحة ويب (Web Page) والتعامل معه كملف تم تصميمه بلغة HTML وعرضه علي أي مستعرض إنترنت (Web Browser) وهذا يتم من خلال قائمة "ملف" واختيار أمر "حفظ كصفحة ويب" أو اختيار "حفظ باسم" ثم اختيار نوع الملف (Web Page) ثم بعد ذلك ضغط "زر حفظ"
طباعة المستند:
بعد الانتهاء من كتابة المستند يتم إعداد صفحة الطباعة وتحديد الهوامش من جميع الاتجاهات وهل طباعة الورقة بالعرض أو الطول وهل طباعة الورق الفردي أو زوجي وهل كل الملف يطبع أو جزء منه
البعض يرغب في الاحتفاظ به في صورة ورقية أو يرغب في قراءته بعيدا عن الحاسب أو تقديمه إلى من يهمه الأمر ، البرنامج يسمح بطباعته علي طابعة متصلة بالحاسب حيث يمكن طباعة المستند بأكمله أو طباعة بعض الصفحات منه كما يمكن أيضا طباعة عدة نسخ منه.